こんにちは！株式会社テラ DX推進支援チームです！

社内ポータルやイントラサイトとして、SharePoint Online（以下、SPO）のモダンサイトを活用される企業が増えています。ニュース掲載やドキュメント共有、部門サイトの構築など、標準機能だけでも、情報共有の基盤として十分に便利です。

一方で、運用が進むほど、「申請フォームを作りたい」「承認フローを回したい」「担当部署に自動で通知したい」といった“かゆいところ”に手が届かない場面も出てきます。実はこうした業務は、標準Webパーツだけで実現しようとすると、なかなか難しいのです。

そこで現実的な選択肢になるのが、同じMicrosoft 365に含まれる「Power Apps」と「Power Automate」です。今回は、この2つで何ができるのかを、かみくだいて整理します。

標準機能だけでは難しいこと

SPOのモダンサイトは、情報を「見せる・共有する」のは得意です。

ただ、業務を「動かす・処理する」となると、壁が出てきます。

たとえば、条件で入力項目が変わる複雑なフォーム、複数人が関わる承認フロー、ステータス管理、期限のリマインド、問い合わせ対応の進捗管理。こうした「業務アプリ的な動き」は、標準機能の範囲では実現しづらいのです。

Power Appsとは？——業務アプリを「作る」ツール

Power Appsは、業務アプリを“作る”ためのツールです。

専門的なプログラミングをせずに（ローコードで）、入力画面や一覧画面を持った簡単なアプリを構築できます。SharePointのリストをデータベース代わりに使えるので、備品管理や社内問い合わせの受付、各種申請の管理といったアプリを、Microsoft 365の中で作れます。

Power Automateとは？——業務の流れを「自動化」するツール

Power Automateは、業務の流れを“自動化”するツールです。

SharePoint・Teams・Outlookなどと連携し、「申請が登録されたら上司へ承認依頼を送る」「期限が近づいたらTeamsに通知する」「問い合わせが来たら担当部署へ自動で振り分ける」といった処理を、人手を介さずに動かせます。

2つを組み合わせると、何が変わるか

整理すると、Power Appsが「入れ物（画面）」、Power Automateが「流れ（自動処理）」です。
組み合わせることで、SPOが情報共有の場から、業務が回る場へと変わっていきます。

機能追加には3つの段階がある

SPOのモダンサイトの拡張には、大きく3つの段階があります。

①標準Webパーツの組み合わせ（手軽だが、できることは限定的）

②Power Apps / Power Automateの活用

③SPFxによる本格的な独自開発

の3つです。

多くの企業にとって現実的なのは、真ん中の②かと思います。すでに契約しているMicrosoft 365環境を活かせて、比較的簡単に早く作れて、小さな業務から試せる。

いきなり大がかりで本格的な開発に踏み込む前の、ちょうどいい第一歩になると思います。

ただし、万能ではありません

便利な一方で、注意点もあります。

何でも簡単にできるわけではなく、複雑な権限設計には注意が必要です。

また、SharePointリストは大量のデータを複雑に管理する本格的なデータベースとは異なるため、想定される運用のボリュームや、将来的なデータ量を見極めることも大切です。

さらに、機能や外部システム連携によっては、追加のライセンスが必要になる場合もあるようなので、事前の確認が欠かせません。

そして何より大切なのは、リアルな現場の業務フローの整理を置き去りにしないことです。実際に「誰が、どんな流れで使うのか」を整理しないまま作ったアプリは、結局使われずに終わってしまいます。

ツールの前に、業務の設計。ここは、どんなシステムでも共通するポイントだと思います。

まとめ

SPOのモダンサイトは標準機能だけでも役立ちますが、「申請」「承認」「通知」「業務アプリ化」まで視野に入れるなら、Power Apps / Power Automateの活用が有効です。まずは小さな業務から試し、必要に応じて本格開発へ広げるのが、無理のない進め方です。

TERAでは、SPOサイトのコンテンツ整理や構築をいくつも手がけてきました。

その知見を土台に、Power Apps / Power Automateを活用した業務アプリ化・自動化についても、要件の整理から画面設計まで、御社と一緒に最適な形を考えていきます。

「こんな業務、ポータル上でうまく回せないだろうか？」

そんな段階からで構いませんので、お気軽にご相談ください。