こんにちは、株式会社テラ デザインチームです。
昨今、Office365の普及に伴い、SharePoint Online（以下SPO）を利用した社内での情報共有やコラボレーションを進める企業が増加しています。この背景には、クラウド技術の普及やリモートワークの定着、DXの推進といった働き方の変化が大きく影響しています。この記事では、SPOサイトの基本や運営のポイントをご紹介します。

SharePoint Online（SPO）とは？

SPOは、Microsoftが提供するクラウド型のコラボレーションツールで、チーム内での情報共有やファイル管理を効率化するプラットフォームです。Office365の一部として利用でき、Webブラウザを通じてアクセスが可能なため、さまざまなデバイスからリアルタイムで連携できます。文書の共同編集やプロジェクト管理、ファイルの一元管理など、多様な業務に役立つ機能が備わっています。

企業がSPOを導入する理由のひとつは、「情報の一元化」による業務効率化です。以前は個別のデータ管理システムやファイルサーバーを使っていた企業も、SPOを活用することで、関係者全員が必要なデータにスムーズにアクセスできるようになり、コラボレーションが加速しています。

SPOサイトの「クラシック」と「モダン」の違い

SPOには「クラシック」と「モダン」という2つのインターフェースがあります。

クラシックサイトは従来のSharePoint Serverに基づくデザインで、複雑なカスタマイズが可能ですが、ユーザビリティの面ではやや難解です。レガシーシステムとの連携が求められる企業に適しているものの、初心者には扱いにくい点があります。また、現在（2024年12月）は公式サポートが終了しているプロダクトとなります。

一方で、モダンサイトはMicrosoftが推奨する最新のデザインとUIを採用しており、操作がシンプルで初心者にも優しい設計です。レスポンシブ対応も充実しており、モバイルからのアクセスもスムーズで、Office365の他の機能との統合も進んでいます。クラシックサイトがサポート終了していることから、今後はモダンサイトへの移行や、モダンサイトでの新規構築が主体となります。SPOを初めて運営する場合にはモダンサイトの利用をおすすめします。

SPOサイト運営の際に押さえておきたいポイント

SPOサイトを効果的に活用するには、いくつかのポイントに注意が必要です。

1. アクセス権限の設定

SPOは多くの情報を共有できる強力なツールですが、アクセス権限を管理しないと情報漏洩のリスクがあります。チームメンバーごとに閲覧や編集の権限を適切に設定し、セキュリティを強化することが重要です。

2. コンテンツの整理と運用ルール

情報が集中する一方で、コンテンツが増えすぎると必要なデータが見つけにくくなることがあります。定期的に資料の整理を行い、不要なファイルは削除するなどの運用ルールを設けると、サイトの利用効率が向上します。

3. バックアップとセキュリティ対策

クラウド上にデータを保存することで、アクセス性は向上しますが、データ保護も欠かせません。重要なデータは別途バックアップを取るなど、運用中のリスク管理が推奨されます。

TERAのSPO構築サポートで安心運営を

株式会社テラ（TERA）は、SPOサイト（モダンサイト）の構築の経験・実績を持ち、企業に適したサイトデザインや構成を提供しています。SPOサイトの構築でお困りの企業様に向けて、業務内容や目的に応じた最適なサイト設計、デザイン、構築を行っています。
SPOサイト運営に不安を感じる方や、自社に最適なカスタマイズをお求めの方は、ぜひTERAの構築サービスをご活用ください。