
こんにちは、株式会社テラ デザインチームです。
昨今、Office365の普及に伴い、SharePoint Online(以下SPO)を利用した社内での情報共有やコラボレーションを進める企業が増加しています。この背景には、クラウド技術の普及やリモートワークの定着、DXの推進といった働き方の変化が大きく影響しています。この記事では、SPOサイトの基本や運営のポイントをご紹介します。
目次
SharePoint Online(SPO)とは?
SPOは、Microsoftが提供するクラウド型のコラボレーションツールで、チーム内での情報共有やファイル管理を効率化するプラットフォームです。Office365の一部として利用でき、Webブラウザを通じてアクセスが可能なため、さまざまなデバイスからリアルタイムで連携できます。文書の共同編集やプロジェクト管理、ファイルの一元管理など、多様な業務に役立つ機能が備わっています。
企業がSPOを導入する理由のひとつは、「情報の一元化」による業務効率化です。以前は個別のデータ管理システムやファイルサーバーを使っていた企業も、SPOを活用することで、関係者全員が必要なデータにスムーズにアクセスできるようになり、コラボレーションが加速しています。
SPOサイトの「クラシック」と「モダン」の違い
SPOには「クラシック」と「モダン」という2つのインターフェースがあります。
クラシックサイトは従来のSharePoint Serverに基づくデザインで、複雑なカスタマイズが可能ですが、ユーザビリティの面ではやや難解です。レガシーシステムとの連携が求められる企業に適しているものの、初心者には扱いにくい点があります。また、現在(2024年12月)は公式サポートが終了しているプロダクトとなります。
一方で、モダンサイトはMicrosoftが推奨する最新のデザインとUIを採用しており、操作がシンプルで初心者にも優しい設計です。レスポンシブ対応も充実しており、モバイルからのアクセスもスムーズで、Office365の他の機能との統合も進んでいます。クラシックサイトがサポート終了していることから、今後はモダンサイトへの移行や、モダンサイトでの新規構築が主体となります。SPOを初めて運営する場合にはモダンサイトの利用をおすすめします。
SPOサイト構築の際に押さえておきたいポイント
SharePoint Online(SPO)サイトを構築する際には、運用フェーズに入ってから慌てることのないよう、事前にしっかりと計画を立てることが大切です。
ここでは、構築時に特に注意したいポイントを5つに分けてご紹介します。
1. 開発ルール策定
サイトの構築を始める前に、まず取り組みたいのがルール作りです。
具体的には、サイトに掲載するコンテンツを整理し、ディレクトリ構造を決定。あわせてデータの格納場所やファイルのネーミングルールも定義しておきます。これらのルールを明確にしておくことで、構築途中や運用フェーズでの混乱を防ぎ、スムーズなサイト管理が可能になります。
2. UIUX設計
実際の構築に入る前に、サイトの主要ページのUIUX(デザインや使いやすさ)をしっかり検討することが重要です。
SPOサイトはパーツを組み合わせてページを構築していく形式ですが、その前にページの目的や役割を明確にし、導線設計を十分に練っておく必要があります。いきなり画面を作り始めると、目的が曖昧な煩雑なサイトになりがちなので注意が必要です。
3. 素材収集・パーツ作成
ページを構築する際には、テキスト原稿はもちろん、写真やイラスト、GIFアニメーション、動画、図表など、さまざまな素材が必要になります。
制作途中で「素材が足りない」とならないように、あらかじめ不足のないように収集・作成しておくことが大切です。
4. ページ制作
設計と素材が揃ったら、いよいよSPOサイトの構築に取りかかります。
ユニークなページは個別に構築しますが、同じ構造が続くような量産ページについては、事前に基本パーツ(スタイルガイド)を作っておくと効率よく制作が進められます。全体のデザインやレイアウトの統一感を保つうえでも、スタイルガイドの整備は有効です。
5. 多言語化
英語ページなどの多言語サイトを構築する場合は、まず日本語版(ベースとなる言語)でしっかりページを完成させます。
そのうえで、SPOの多言語機能を活用し、各言語のページを生成。そこに翻訳済みの原稿を流し込む形で制作を進めます。はじめから多言語を並行して作ろうとすると構造が複雑になりやすいため、段階的に進めるのがポイントです。
SPOサイト運営の際に押さえておきたいポイント
SPOサイトを効果的に活用するには、いくつかのポイントに注意が必要です。
1. アクセス権限の設定
SPOは多くの情報を共有できる強力なツールですが、アクセス権限を管理しないと情報漏洩のリスクがあります。チームメンバーごとに閲覧や編集の権限を適切に設定し、セキュリティを強化することが重要です。
2. コンテンツの整理と運用ルール
情報が集中する一方で、コンテンツが増えすぎると必要なデータが見つけにくくなることがあります。定期的に資料の整理を行い、不要なファイルは削除するなどの運用ルールを設けると、サイトの利用効率が向上します。
3. バックアップとセキュリティ対策
クラウド上にデータを保存することで、アクセス性は向上しますが、データ保護も欠かせません。重要なデータは別途バックアップを取るなど、運用中のリスク管理が推奨されます。
TERAのSPO構築サポートで安心運営を
株式会社テラ(TERA)は、SPOサイト(モダンサイト)の構築の経験・実績を持ち、企業に適したサイトデザインや構成を提供しています。SPOサイトの構築でお困りの企業様に向けて、業務内容や目的に応じた最適なサイト設計、デザイン、構築を行っています。
SPOサイト運営に不安を感じる方や、自社に最適なカスタマイズをお求めの方は、ぜひTERAの構築サービスをご活用ください。
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