こんにちは！株式会社テラ プロデュースチームです。

「Webサイトのリニューアルをコンペ形式で進めたいが、慣れていなくて、RFP（提案依頼書）を書いた経験がない」

委託先のベンダー選定を控えた担当者の方から、こうしたご相談を頂くことがよくあります。

RFPとは、発注者が制作会社各社に「どのようなサイトを、どのような目的でつくりたいか」を伝え、提案を募るための文書です。そして、このRFPの完成度によって、集まる提案の質は大きく変わってきます。

本記事では、初めてでも形にできるRFPの基本構成と、自社に合った制作会社を見極めるための書き方のポイントを、実務の視点から整理します。

そもそも、RFPとは？

RFPとは「Request for Proposal」の略で、日本語にすると提案依頼書。制作会社各社に「どんなサイトを、何のためにつくりたいのか」を伝えて、提案を募るためのドキュメントです。いわば、コンペの“お題”を整理したガイドラインのようなものですね。

「要件定義書とどう違うの？」と聞かれることもありますが、ニュアンスが少し異なります。要件定義が「何を・どうつくるか」を細かく決めていくものだとすれば、RFPはその手前、「なぜつくるのか」「何を実現したいのか」といった「要求事項」を制作会社に投げかけ、各社の知恵やアイデアを引き出すための文書です。つまり、答えを全部こちらで用意するのではなく、“良い問い”を立てるための書類だと考えると想像しやすいかと思います。

このように書くと、初めての方は「専門的で難しそう…」と身構えてしまいがちですが、大丈夫です。RFPに絶対として決められた形式はありませんし、実際に各社その様式は様々です。後ほど紹介する基本の要素を、自社の言葉で埋めていけば十分に御社の実態に即した形になります。

RFPが提案の質を左右する理由

RFPが曖昧なまま各社へ声をかけると、各社はそれぞれ異なる前提で見積もり・提案を作成します。一方は最小構成の安価なプラン、もう一方はフルパッケージでオプション盛り盛りの高額なプラン、という具合です。前提が揃っていなければ、提案が集まったとしても何を基準に比較すればよいか分からず、適切な判断ができません。

一方、目的や要件がしっかりと整理されたRFPを展開すれば、各社は同じ条件のもとで提案を検討することになります。結果として、発注者は「自社に最も適したパートナー」を正しく比較・選定できます。RFPは、よい決断をするための基礎・土台といえます。

RFPの基本構成：押さえておきたい5つの要素

RFPの構成は実はシンプルです。初めての場合でも、次の5つを整理すれば、RFPとしての形になります。

1. 背景と目的：なぜ今リニューアルするのか。何が変わったのか（事業の変化、周年、ブランド指針の刷新など）。
2. ターゲットとゴール：誰に、どうなってほしいのか（見込み顧客からの問い合わせ、求職者のエントリーなど）。
3. リニューアル要件：デザイン方針、レスポンシブ対応、CMSの有無、サーバー・セキュリティの前提など。
4. スケジュールと予算：選定から公開までの日程と、初期費用・運用費用の予算感。
5. 評価の観点：何を重視してベンダーを選ぶか（課題理解度、推進体制、運用支援など）。

いずれも、自社の状況を言語化する作業です。裏を返せば、RFPを書く過程そのものが、自社の課題を整理する機会にもなります。

多くの担当者様が業務の片手間でこの作業を行われると思いますが、この機会を利用して社内の意識や方針のベクトルを合わせる活動をしておくと、いざ制作に入った際にブレることなく進められるのでおススメです。

提案の質を高める「書き方」のポイント

基本項目を並べるだけでも体裁は整いますが、それだけでは各社から似通った提案が集まりがちです。提案に差を生み、実力のある会社を見極めるためには、次の点を意識すると効果的です。

要件をできるだけ具体的に書く

たとえば「更新は社内で行うため、CMSは使わずスクラッチで構築する」「親会社のサーバー環境・セキュリティ要件に準拠する」といった条件を明記します。要件が具体的であるほど、それに対応できる会社とそうでない会社が自然と分かれ、各社の強みを見極めやすくなります。条件が曖昧なままだと前提もばらつき、提案の比較自体が難しくなります。

「公開後の運用」を提案範囲に含める

Webサイトは公開して終わりではなく、その後の運用も大事になってきます。「アクセス解析やコンテンツ拡充を含む運用支援プランも併せて提案すること」等の公開後まで見据えた要件を加えておくと、制作だけを請け負う会社と、公開後も継続して伴走できる会社との違いが明確になります。

価格から品質迄包括的な評価基準を設ける

評価の軸を費用だけに置くと、価格中心の選定になりやすく、品質や運用力が後回しになりがちです。課題理解度、プロジェクト推進体制、制作実績、運用支援の提案、こうした中身の観点を評価項目に含めることで、価格以外の「安心して任せられるベンダー適性」も踏まえて総合的に判断できます。

まとめ

RFPは、自社の課題を映す鏡でもあります。ここがぶれていると、いざ選定した制作会社に依頼しても、リニューアルは期待とずれた成果にミスリードされることもありえます。逆に、目的と要件が整理されたRFPは、コンペの開催だけでなく、その後の実制作の品質も向上させる揺るぎない強固な基盤になるでしょう。

とはいえ、初めてのRFPを独力で仕上げるのは、決して簡単ではありません。TERAでは、中部・名古屋の企業様を中心に、お客様のご要望があった際には、本記事で紹介した要素を網羅した一般的な「コーポレートサイトリニューアル用 RFPひな形」を無償でご提供しています。あわせて、コンペの設計やRFP作成そのものを支援するメニューもご用意しています。

「RFPについて相談したい」という段階で構いませんので、お気軽にお問い合わせください。